INFORMAZIONI IMPORTANTI.

Le varie opzioni configurano pacchetti di riferimento con prezzo indicativo a persona per i due giorni di evento in relazione ad uno standard di 2 persone alloggiate in camera, camper o tenda. Gruppi più numerosi (camera tripla e analoghi) potranno beneficiare di riduzioni.

In seguito alla richiesta di prenotazione al partecipante verrà inviata una e-mail con le indicazioni dettagliate delle disponibilità e la richiesta di conferma della soluzione, se gradita, con relativo pagamento anticipato.

Saranno proposte per prime le soluzioni più confortevoli. Saranno ammessi solo coloro che hanno comunicato preventivamente la propria partecipazione tramite prenotazione confermata.

Informazioni generali

Il Suncave Gardens è una struttura di accoglienza, non un agriturismo né un camping strutturato, pertanto non si potrà usufruire degli standard normalmente presenti in tali luoghi (allacci elettrici e idrici, lavatoi, etc.). Si richiede un minimo spirito di adattamento a fronte del godimento della idillica bellezza paesaggistica del posto. Saranno comunque per l’occasione installati alcuni servizi essenziali per favorire il comfort del soggiorno, quali bagni chimici, docce, prese di corrente per cellulari. A tutti i partecipanti sarà assicurata la fornitura di 1,5l di acqua minerale al giorno per due giorni, a carico dell’organizzazione.

Non sono ammessi animali. All’interno della struttura non è assolutamente consentito accendere fuochi di alcun tipo.

Il luogo, per le sue caratteristiche bucoliche, è in posizione distaccata e non servita da mezzi pubblici, la stazione ferroviaria più vicina è a circa 15 km. E' preferibile che i partecipanti possano raggiungere il luogo con mezzi propri, risultando quantomeno complicato diversamente.

Per assicurare contro i rischi i soci partecipanti è stata prevista tessera di ingresso alla struttura, già compresa in ognuno dei pacchetti in opzione senza costi aggiuntivi, sia per gli alloggianti nella struttura che all’esterno o per coloro che intervengono giornalmente. La tessera sarà consegnata all’atto della registrazione ad ogni partecipante. Per tale motivo a tutti i partecipanti iscritti (non solo il prenotante) sarà richiesto di indicare via mail il nominativo e alcuni dati da inserire per la registrazione della tessera.

Riserva di alloggi

Lo standard di base per la prenotazione (pacchetto € 140 a persona, 2 persone per 2 giorni) prevede:

• alloggio in camera matrimoniale con bagno (interno o esterno, secondo disponibilità), comprensivo di colazione;
• pranzo light e cena di gala del sabato, che avranno luogo con servizio di catering presso il Suncave.

Gli alloggi saranno assegnati primariamente presso il Suncave Garden stesso, luogo dell’evento, secondariamente in altri B&B nei dintorni, entro un raggio di pochi chilometri, in ordine di miglior sistemazione come rapporto qualità/prezzo (comunque non superiore al pacchetto convenuto).

A titolo informativo i B&b attualmente convenzionati con l'evento sono i seguenti:

• Il Casale delle Ginestre - Via del Casale di Sant'Angelo, 1365, Tragliatella RM
• Agriturismo Ars Naturae Guest House - Via Pietro Egidi, 58, Roma RM
• Il Giardino dei Flintstones B&B - Via Quarto di Monte Lungo, 19, Cerveteri RM
• B&b I 4 Ricci - Via del Casalone, 28, Cerveteri RM

In merito al soggiorno in tali strutture ricettive, Fenait e Unait hanno siglato accordi commerciali esclusivi che ci hanno permesso di ottenere offerte economiche particolarmente vantaggiose.

La cena del venerdì sera e il pranzo della domenica saranno a gestione autonoma (il venerdì sarà possibile prenotare preventivamente servizi di ristoro al Suncave o aggregarsi a gruppi per una cena conviviale nei dintorni). Per la domenica saranno forniti suggerimenti per un pranzo al sacco o presso strutture in loco, in occasione di ritrovo a Santa Severa. In alternativa si sta organizzando un pranzo leggero in spiaggia.

A ciascuno, in risposta alla richiesta di prenotazione, sarà fornita indicazione della sistemazione possibile, delle sue caratteristiche e collocazione, del suo costo preciso a persona al giorno e complessivo, nonché le indicazioni per effettuare il bonifico di suggello della prenotazione, che dev’essere effettuato per l’intero importo, di cui il 30% è considerato caparra confirmatoria impegnativa.
A Causa difficoltà relative alla stagionalità e alle disponibilità degli alloggi, non saranno infatti possibili disdette e solo per gravi e comprovati motivi, comunicati entro 15 prima dell’evento, potrà essere eseguito un rimborso parziale, defalcato il 30%, che sarà comunque trattenuto dalle strutture ricettive in cui è stato riservato l’alloggio.

Prenotazione piazzole per camper al Suncave

Lo standard di base per la prenotazione (pacchetto € 100 a persona, 2 persone per 2 giorni) prevede:

• riserva di collocazione per un camper di medie dimensioni (entro 6,5m di lunghezza x 2,5 larghezza), alloggiante 2 persone in zona ombreggiata, con bagno chimico nei pressi, a 80m dal centro degli eventi;
• colazioni presso il Suncave;
• pranzo light e cena di gala del sabato, che avranno luogo con servizio di catering presso il Suncave.

Il pacchetto a persona comprende inoltre la colazione e i pasti: pranzo light e cena di gala del sabato che avranno luogo con servizio di catering presso il Suncave.
Come indicato dalle informazioni generali la struttura non è attrezzata in forma stabile per i camper, pertanto si invita a intervenire con la massima riserva possibile di energia ed acqua e altre scorte, utili a conseguire un’autonomia completa per i giorni dell’evento. Sarà comunque presente un bagno chimico nei pressi delle zone di sosta per consentire di limitare l’uso dei bagni interni dei mezzi.

A ciascuno, in risposta alla richiesta di prenotazione, sarà fornita indicazione della disponibilità del posto, del suo costo preciso a persona al giorno e complessivo, nonché le indicazioni per effettuare il bonifico di suggello della prenotazione, che dev’essere effettuato per l’intero importo.

Prenotazione piazzole per tende al Suncave

Lo standard di base per la prenotazione (pacchetto 90€ a persona, 2 persone per 2 giorni) prevede:

• riserva di collocazione per una tenda di medie dimensioni (entro 2,5 x 2,5m), alloggiante 2 persone in zona con bagno chimico e doccia nei pressi, a 30m dal centro degli eventi;
• colazioni presso il Suncave;
• pranzo light e cena di gala del sabato, che avranno luogo con servizio di catering presso il Suncave.

Come indicato nelle informazioni generali la struttura non è attrezzata in forma stabile come camping, pertanto si invita a intervenire dotati di proprie lampade a batteria e torce per la notte ed eventuali spostamenti notturni nella zona. Per le auto sarà riservato un parcheggio apposito.

A ciascuno, in risposta alla richiesta di prenotazione, sarà fornita indicazione della disponibilità del posto, del suo costo preciso a persona al giorno e complessivo, nonché le indicazioni per effettuare il bonifico di suggello della prenotazione, che dev’essere effettuato per l’intero importo.

Varianti della prenotazione

Gli ospiti che avessero necessità particolari o diverse dallo standard dovranno farlo presente nelle Note del modulo di iscrizione, specificando richieste quali:

• Alloggio in tripla o quadrupla camera
• Numero persone maggiore di 2 in tenda o camper
• Dimensioni straordinarie del camper
• Esigenze alimentari specifiche (intolleranze, allergie)
• Altre esigenze o necessità particolari di comfort.

Sarà così verificata possibilità di soddisfarle per una risposta più puntuale.

Eventuali amici o conoscenti dei soci ma non associati potranno eccezionalmente partecipare previo sovrapprezzo di € 20,00 a persona e tramite le stesse modalità sopra indicate.

Prenotazione ingressi giornalieri

I soci di Roma e del Lazio che vorranno intervenire, consentendo gentilmente a lasciare disponibili gli alloggi per i soci provenienti da più lontano, potranno essere partecipi della festa comune per l’intera giornata al costo di 60€, comprendente:

• ingresso al Suncave e tessera,
• pranzo light e cena di gala del sabato che avranno luogo con servizio di catering presso il Suncave.

Per le auto sarà possibile il parcheggio interno in zona apposita, fino alla capienza disponibile.

Accoglienza

Si invitano i soci prenotati a preavvertire il Suncave, ai contatti indicati, almeno 30 minuti prima del loro arrivo per assicurare una pronta accoglienza e registrazione ed anche per eventuali indicazioni necessarie a raggiungere il luogo dell’evento. All’atto della registrazione saranno fornite ulteriori indicazioni di dettaglio utili per la migliore permanenza in loco.

In particolare si prega di avviso preventivo i camperisti, in quanto saranno guidati ad un ingresso diverso da quello principale, più adatto a far transitare e parcheggiare i loro mezzi.